In jedem Unternehmen sammeln sich unstrukturierte Daten an. Doch Firmen erkennen erst wie viel Potenzial in diesen Daten steckt, wenn jene in eine Struktur gebracht werden. Hier gibt es erfahrungsgemäß oft noch viel Luft nach oben, getreu dem Motto: Datenpotenzial vorhanden, Datennutzung verpasst.
Gastautorin Christine König von der Ingentis Softwareentwicklung GmbH beschreibt, wie Sie Ihre HR-Daten mit wenig Aufwand und einer kleinen Softwareunterstützung besser nutzen können. Lesen Sie dazu fünf Tipps.

1. Profitieren Sie von bereits bestehenden Daten
Eine erste Bestandsaufnahme hilft weiter. Verschaffen Sie sich einen Überblick über bereits bestehende HR-Daten in Ihrem Unternehmen. Die Vielfalt an Datenquellen kann groß sein und reicht von Datenbanken bis hin zu einfachen Excel-Listen. Aber auch soziale Netzwerke, die bei Mitarbeitern immer mehr im Trend liegen, können Mehrwert in Ihre HR-Abteilung bringen und punktuell Datenlieferanten sein.

2. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Organisationsstruktur
Nachdem Sie nun Ihre Datenquellen kennen, sollten Sie diese auch nutzen. Verschaffen Sie sich mit den HR-Daten einen Überblick über die Struktur Ihrer Organisation. Die Organisationsstruktur kann in einem Organigramm abgebildet werden (siehe Abb.1). Darin lassen sich Informationen zu Abteilungen, Stellen und Mitarbeitern darstellen.

Abb.1: Organigramm-Ansicht in orginio

Von Vorteil kann es außerdem sein, wichtige Informationen und Kennzahlen, die zu Ihren Unternehmenszielen passen, innerhalb des Organigramms abzubilden. Ein Beispiel: Sie wollen talentierte Mitarbeiter in Ihrer Organisation finden. Nehmen Sie die Talentinformationen und Kompetenzen einzelner Mitarbeiter ins Organigramm auf (siehe Abb.2).

Abb.2: Talentinformationen im Mitarbeiterkästchen abbilden

3. Bilden Sie die Informationen mit der passenden Software ab
Mithilfe der passenden Software können Sie Ihr Unternehmensorganigramm automatisch erstellen. Das spart Ihnen viel Zeit, da sie die Struktur nicht manuell zeichnen müssen. Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, dass sich diese an die bereits vorhandenen Datenquellen anbinden lässt. Nur so können Sie von den bestehenden HR-Daten profitieren. Beachten Sie die Auffindbarkeit von Informationen. Mithilfe von Suchfeatures sollten Sie alle Informationen innerhalb Ihrer Organisationsstruktur auch finden können (siehe Abb.3: Suche nach einem bestimmten Mitarbeiter).

Abb.3: Beispiel – Kollegen im Organigramm suchen

Enorm wichtig ist die Verfügbarkeit der Informationen. Wenn Sie die Daten jederzeit und überall abrufen wollen, ist eine SaaS-Anwendung von Vorteil. Die Daten werden in diesem Falle extern in einem Rechenzentrum gespeichert und sind via Internet (gesichert über Login) abrufbar. Vergewissern Sie sich, dass der SaaS-Anbieter seriös ist, Ihre Daten rund um die Uhr bewacht und mit ISO-Zertifizierungen oder Gütesiegeln wie TÜV oder DCSA ausgezeichnet ist. Alternative kann beispielsweise die lokale Installation der Software auf Ihrem Rechner sein. In allen Fällen ist zu beachten, dass sensible Daten per Zugriffsberechtigung geschützt werden. Nicht jeder Mitarbeiter sollte auf sensible Daten wie Gehälter, Umsätze oder Fehlzeiten zugreifen können.

4. Achten Sie auf Flexibilität und Benutzerkomfort
Legen Sie Wert darauf, dass Sie flexibel in der Nutzung Ihrer HR-Daten bleiben. In der schnelllebigen Arbeitswelt kommt es nicht allzu selten zu Veränderungen und Umstrukturierungen innerhalb der Organisation. Dies hat auch Auswirkungen auf Ihr Organigramm. Stellen Sie sicher, dass Sie es schnell und einfach anpassen können. Komfortabel ist hier eine Drag & Drop-Funktion, so dass Sie einzelne Abteilungen, Jobs oder Mitarbeiter an die passende Stelle im Organigramm ziehen können. Damit lassen sich Daten einfach und praktisch nutzen.

5. Pflegen Sie Ihre HR-Daten
Das schönste Organigramm bringt Ihnen nicht viel, wenn es nicht aktuell und stimmig ist. Verwenden Sie nur qualitativ hochwertige Daten, die aktuell, möglichst vollständig und korrekt sind. Neben der Datenqualität spielen auch die bereits angesprochene Datenverfügbarkeit und -sicherheit eine große Rolle. Sie sollten problemlos und jederzeit auf die Daten zugreifen können. Wenn Sie Ihre Daten in der Cloud speichern, achten Sie auf die Seriosität des externen Rechenzentrums.

Fazit
Schon mit geringem Aufwand und in nur wenigen Schritten können Sie sich einen guten Überblick über Ihre Organisation verschaffen und HR-Daten optimal nutzen. Dabei sollten Sie sich zunächst ein Bild über bereits bestehende Daten machen. Meist sammeln sich Daten an, die nur strukturiert und ausgewertet werden wollen. Mit der passenden Software bringen Sie diese Daten in Form. Um die Organisationsstruktur im Blick zu behalten, kann ein Organigramm mit HR-relevanten Kennzahlen und Informationen hilfreich sein. Auf dem Markt gibt es hier bereits kostenlose sowie kostengünstige Software. Sich hierzu zu informieren lohnt sich, um das Thema HR-Datennutzung voran zu bringen.

Über die Autorin:
Christine König ist seit 2013 für Public Relations und Online Marketing bei der Ingentis Softwareentwicklung GmbH zuständig. Ihren Bachelor hat sie in Wirtschaftswissenschaften mit Schwerpunkt BWL, ihren Master in Marketing an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg abgeschlossen. Ihre Bachelorarbeit zu „Kundenbindung in der Kfz-Versicherung“ wurde mit dem „Forum V-Preis 2010“ des Nordbayerischen Instituts für Versicherungswissenschaft und -wirtschaft ausgezeichnet.

Über das Unternehmen Ingentis:
Ingentis ist das Softwarehaus für HR-Add-Ons und Unternehmensanwendungen. Die Firma wurde 1997 in Nürnberg gegründet. Wir stehen für eine faire, beständige Geschäftsbeziehung und entwickeln unsere Software in Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Diesem ehrlichen, erfolgreichen Vorgehen vertrauen weltweit über 1000 Unternehmen.