Wie leben im Zeitalter der Daten. Kaum ein Bereich, der inzwischen nicht von Daten durchdrungen werden kann. Selbstredend gilt das auch für das Arbeitsleben. Dabei ist die Verfügbarkeit von Daten meist weniger die Herausforderung, sondern die strukturierte Selektion der Daten und die analytische Nutzung. Wenn Arbeitgeber ihre Prozesse optimieren wollen, müssen sie zwangsläufig auf moderne, digitale Lösungen zurückgreifen. Ich werde in diesem Beitrag verschiedene Bereich ansprechen, wo Arbeitgeber ihre HR-Belange optimieren können.

Die sinnvolle Aufbereitung und Nutzung von Daten für das HR-Management neue Optionen und Chancen: Von einer allgemeinen Effizienzsteigerung, über die fundiertere Entscheidungsfindung in Recruiting-Prozessen bis hin zu Weiterbildungsangeboten, die auf Einzelpersonen und die jeweilige Positionen genau zugeschnittene werden können. Das verbindende Element ist allen diesen Bereichen der Rückgriff auf die Datenanalyse. Die Zeiten, in denen Entscheider und Personaler sich auf ihr reines Bauchgefühl verlassen mussten, sind endgültig vorbei. Neben der schlichten Datennutzung sind der Einsatz von KI und maschinellem Lernen Faktoren, die gängige Analyseverfahren auf völlig neue Niveaus heben. Schauen wir in verschiedene Anwendungsbereiche:

Mit Datenanalysen auf der Suche nach neuen Talenten

Fachkräfte fehlen überall und auf allen Hierarchieebenen innerhalb von Unternehmen. Bei der Talentgewinnung müssen HR-Experten und Recruiter mittlerweile oft tief in die Trickkiste greifen. Ein gutes und zuverlässiges Werkzeug ist dabei die datengetriebene Recruiting-Analyse. Dieses Verfahren erlaubt es, die Qualifikationen, Fähigkeiten und sogar die Persönlichkeitsmerkmale potenzieller Kandidaten zu bestimmen. Auf dieser Grundlage können Personalverantwortliche markt- und zukunftsfähige Anforderungsprofile erstellen. Diese wieder erlauben zielgerichteter nach den passenden Talenten zu suchen. Es kann auch sicherer festgestellt werden, ob eine Position mit akzeptablen Erfolgschancen kostenpflichtig ausgeschrieben werden kann oder ob es sich um eine Engpassposition handelt, wo nur Active Sourcing bzw. Direktansprache erfolgversprechend sein werden. So wird die Effizienz des gesamten Recrutingprozesses gesteigert.
Für Suche, Ansprache und Kandidatenauswahl wir zudem die sog. prädiktive Analyse (Predictive Analystics) immer bedeutender. Hierbei handelt es sich um Modelle, die Vorhersagen darüber treffen, welcher Bewerber dem Unternehmen am wahrscheinlichsten einen langfristigen Mehrwert bringt und wie es um die vermutliche Wechselwilligkeit einzelner Kandidaten bestellt ist. In diesem Zusammenhang geht es nicht mehr nur um die besten Qualifikationen hat, sondern auch darum, wie gut ein Kandidat zur Unternehmenskultur passt und wie sehr die gebotene Position die statistischen Karriereerwartungen jener Wunschkandidaten erfüllt.

Vorzüge der personalisierten Mitarbeiterförderung

Mit Beginn des Onboardings neuer Mitarbeiter kann ein modernes HR-Management sein Potenzial voll entfalten. Datenanalysen helfen auch bei der Mitarbeiterentwicklung. Damit neue Kollegen sich bestmöglich in bestehende Teams einfügen und die ihnen zugedachte Rolle vollumfänglich ausfüllen können, müssen HR-Abteilungen gezielte Onboarding- und Fördermaßnahmen in die Wege leiten. Für letzteres braucht es zunächst eine Klärung des individuellen Entwicklungsbedarfs. Durch die Auswertung von Leistungsdaten und Untersuchung spezifischer Kompetenzen lässt sich genau feststellen, wie Mitarbeiter und das Unternehmen am besten voneinander profitieren können. So erhält der Kandidat schnellstmöglich Zugang zu einem maßgeschneiderten Weiterbildungsprogramm, welches die jeweiligen Stärken des Arbeitnehmers optimal auszuschöpfen weiß.
Davon profitiert der Mitarbeiter in besonderem Maße, da er seine beruflichen Interessen und Ziele im Einklang mit den Anforderungen des Unternehmens an seine Person verfolgen kann. Dieses darf sich wiederum über engagierte und hoch motivierte Mitarbeiter freuen, die die Investitionen in Workshops, Seminare und Fortbildungen definitiv Wert sind.

Effizienzsteigerung in der Personalverwaltung

Ein zeitgemäßes HR-Management macht manuelle Eingaben und zeitraubenden Papierkrieg überflüssig. Wann immer von HR eine mehr gestalterische Rolle gefordert wird, muss klar sein, dass der Personalbereich die administrativen Basics voll im Griff haben muss, bevor es um andere Themen gehen kann. Durch den Umstieg auf moderne Personalbuchhaltungslösungen lassen sich viele Arbeitsschritte vollständig automatisieren. Personaler müssen sich also nicht länger mit repetitiven Aufgaben wie der Aktualisierung von Lohndaten herumschlagen und können sich in der frei gewordenen Zeit mit komplexeren Aufgaben befassen – beispielsweise mit der Produktivitätsanalyse einzelner Teams oder Abteilungen. Diese fällt bei den immer häufiger genutzten hybriden Arbeitsmodellen grundsätzlich schwerer, weshalb entsprechende Softwarelösungen mit einer digitale Zeit- und Leistungserfassung hier unterstützen. Durch die Analyse von Arbeitnehmerdaten lassen sich mittlerweile sogar vorausschauend zukünftige Engpässe erkennen. Dadurch geht die Verteilung von personellen und finanziellen Ressourcen deutlich zielgerichteter vonstatten. Ein Effizienzgewinn, der allen zu Gute kommt und im Zweifel zu mehr Zufriedenheit in den Teams beiträgt, weil weniger Überstunden oder unterbesetze Zeiten mit übermäßigem Workload anfallen.

Wissen, was Arbeitnehmer glücklich macht

Mitarbeiterzufriedenheit ist mehr als nur ein beliebtes Buzzword – sie ist der Schlüssel zu einer engagierten und produktiven Belegschaft. Die Auswertung gesammelter Daten kann auch beim frühzeitigen Erkennen von Fluktuation und dem Ausbau der Maßnahmen zu Mitarbeiterbindung helfen. Für Arbeitgeber wird es neben professionellem Recruiting immer wichtiger das Thema Mitarbeiterbindung erfolgreich zu bespielen.
Worum geht es dabei? Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und damit auch die Produktivität sind maßgeblich von Faktoren wie den Arbeitsbedingungen, der Teamdynamik, aber auch den persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten abhängig. Kenntnisse über diese sind daher von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche Mitarbeiterführung. Bevor Entscheider Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsumgebung in die Wege leiten können, müssen sie genau wissen, welche Verbesserungen sich Mitarbeiter überhaupt wünschen. So kann es in manchen Fällen reichen, mehr Freiraum für flexiblere Arbeitsmodelle zu geben, in anderen braucht es vielleicht zusätzliche Schulungsmaßnahmen, Teambuildingevents oder eine bessere Anerkennung der Leistungen – auch in finanzieller Hinsicht.

Auf Transparenz und Datenschutz achten

Wo mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, besteht selbstverständlich eine besondere Sorgfaltspflicht. Gesetze zur Datensicherheit wie die Datenschutz-Grundverordnung oder das Bundesdatenschutzgesetz setzen zudem einen klaren Rahmen für die Speicherung und Verarbeitung von Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die gesammelten Daten sicher und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verwaltet werden. Verschlüsselten Datenbanken, sichere Übertragungswege und klare, interne Datenschutzrichtlinien gehören zu den Standardvorkehrungen. Diese hohen und manchmal komplizierten Vorgaben einhalten zu können, gelingt heute kaum mehr ohne eine entsprechende professioneller Softwareunterstützung. Ein Beispiel ist die Verwaltung von Nutzer- und Zugriffsrechten: Moderne HR-Management-Systeme bieten hierbei eine detaillierte Vergabe von Rechten. Dabei wird genau festgelegt, wer welche Datensätze sehen und nutzen kann.
Bei all den Möglichkeiten, die die Datenanalyse eröffnet, müssen diese Bedingungen immer gegeben sein. Damit außerdem nicht der Eindruck entsteht, der Arbeitgeber würde sich der Datensammelwut hingeben und sich den gläsernen Mitarbeiter zum Ziel setzen, muss die Erhebung und Weiterverarbeitung von Daten möglichst transparent geschehen. Im Idealfall haben Mitarbeiter über Self-Service-Portale Zugriff auf ihre Lohndaten und weitere Informationen, die im Unternehmensinteresse gespeichert werden. Auch sollten Arbeitgeber darauf vorbereitet sein, dass manche Arbeitnehmer der Erhebung bestimmter persönlicher Daten (z. B. in Feedbackanfragen) nicht zustimmen. Dies ist zu respektieren. Digitalisierung sollte in der Belegschaft als Mehrwert gesehen werden und keinesfalls mit Druck erfolgen.