Die Veränderungen durch den technischen Wandel und die Möglichkeiten für den HR Bereich beschäftigen Deutschlands Personaler. Das war auch auf dem beliebten Trendevent „HR BarCamp 2017“ wieder mitzuerleben. Ein starkes Interesse an der Vielfalt der Digitalisierung im HR Management war erkennbar. Es wurde in vielen Sessions thematisiert. Eine wichtige Spielart der Digitalisierung ist natürlich der Einsatz von Software im HRM. Hier ein paar Gedanken zu Bewerbermanagementsystemen.

Manch ein Unternehmen ist zwar nach wie vor etwas zögerlich was den Einsatz von Software gestützter Lösungen angeht. Jedoch hat sich das zumindest in einem Bereich in den letzten Jahren in deutschen Personalabteilungen deutlich geändert: Der Vormarsch von Talent Management Systemen, insbesondere die Verwendung von Bewerbermanagementsytemen erfreut sich einer immer größer werdenden Beliebtheit. Laut der Studie Recruiting Trends 2016 der Universität Bamberg nutzen inzwischen neun von zehn Unternehmen ein Bewerbermanagementsystem zur effizienteren Gestaltung ihrer Recruitingprozesse. 41% der Unternehmen greifen dabei auf webbasierte Lösungen von externen Dienstleistern zurück. Die Tendenz ist steigend.
Schauen wir daher in diesem Beitrag einmal auf ein paar Anforderungen und Vorzüge von Bewerbermanagementsystemen aus Anbieterhand. Was sind wichtige Bestandteile und worauf ist bei der Anschaffung zu achten?

Anschaffung und Implementierung
Sind denkbar einfach, sofern man auf einen externen Dienstleister zugreift. Die Anwendungen werden in der Regel online bereitgestellt. Eine komplizierte Anschaffung von Hard- und Software entfällt damit. Im Gegensatz zu selbst entwickelten Programmen haben externe Angebote darüber hinaus den Vorteil, dass sich Unternehmen nicht mit der Weiterentwicklung beschäftigen müssen. Updates und Wartung werden vom Hersteller übernommen, was hilft Kosten zu reduzieren. Auf der anderen Seite befindet man sich als Nutzer in einer gewissen Abhängigkeit vom Anbieter, z.B. was die Weiterentwicklung des Systems angeht. Daher ist die Auswahl des Anbieters ein entscheidender Schritt, dem genug Aufmerksamkeit zu Teil werden sollte.

Vorteile für Personal- und Fachabteilungen
Eine einfache und übersichtliche Handhabung sowie ein permanenter Zugriff auf alle relevanten Informationen erleichtern Koordinierung und das unabhängig vom Standort. Das gewährleistet ein hohes Maß an Flexibilität. Es sollte darauf geachtet werden, dass auch andere Abteilungen miteinbezogen werden können. Das erleichtert die Zusammenarbeit und hilft bspw. Informationen zum Stellenprofil schneller untereinander auszutauschen, beziehungsweise zu ergänzen. Gleichzeitig lässt sich der Stand des laufenden Bewerbungs-prozesses leicht für alle Beteiligten verfolgen und kommentieren. So konfigurierte Systeme spielen eine wichtige Rolle in Sachen Prozess- und Durchlaufgeschwindigkeit beim Recruiting. Die Erhebung von relevanten Daten wird erleichtert. Reports mit entsprechenden Statistiken können das Bewerbermanagement transparenter machen. Aussagekräftige Zahlen und Statistiken zu Durchschnittswerten bspw. über Dauer der einzelnen Bewerbungsphasen und Anzahl von Bewerbern in verschiedenen Stati lassen sich gezielt nachvollziehen und tragen ihren Teil dazu bei die Candidate Experience zu verbessern.

Ein weiterer Vorteil sollte idealerweise die mit dem Systemeinsatz einhergehende Effizienzsteigerung sei. In der Realität und nach meiner eigenen Beratererfahrung ist das jedoch leider häufig ein Wunsch der unerfüllt bleibt. Die Schuld hierfür liegt i.d.R. nicht beim System selbst, sondern aus einen ungenügenden oder inkonsquenten Zusammenspiel von Mensch, Organisation und Technik. Mitunter stehen sich hier Organisationen selber im Weg und setzen die formal mögliche Effizienzsteigerung nicht um.

Stichwort Kommunikation: Ob intern mit den Fachabteilungen und Recruiter oder extern gegenüber den Kandidaten, Ab- und Rücksprachen können mit einem ATS- bzw. Bewerbermanagementsystem vereinfacht und beschleunigt werden. Wichtig auch hierbei: Systeme denken nicht und haben keine Empathie. So schön automatisierte Benachrichtigungen etc. auch sein mögen, persönliche und arbeitgebermarkenkonforme Statements produzieren sie nicht ohne entsprechendes menschengemachtes Feintuning – Stichwort Candidate Experience, again!

Darauf aufbauend muss man darauf achten, dass trotz guter Systeme eine direkte und zwischenmenschliche Kommunikation mit den Kandidaten nicht zu ersetzen ist. Denn mit einem direkten Draht zum Bewerber und kürzeren Zeitspannen über Stand laufender Auswahlverfahren punkten Unternehmen und verschaffen sich im Wettlauf um die besten Talente einen Vorteil gegenüber Wettbewerbern, wie unsere gemeinsamen Studie mit Stellenanzeigen.de und Prof. Wald jedes Mal aufzeigten.

Was aus Sicht des Kandidaten wichtig ist
Wenn man sich für die Einführung eines Bewerbermanagementsystems entscheidet, sollte man nie die Funktionalität aus der Sicht des Bewerbers aus den Augen verlieren. Sie ist letztlich genauso wichtig, wie die Unternehmensperspektive. Worauf ist hier zu achten? Aus Sicht von Bewerbern sind vor allem zwei Dinge bedeutend: Bedienerfreundlichkeit und schnelles Feedback bzw. Transparenz zum aktuellen Stand des Verfahrens. Diese Aspekte hatten wir schon 2014 mit der Candidate Experience Studie belegt. Bestätigt wurde die Wichtigkeit für einen positiven Eindruck aus Sicht des Kandidaten erneut durch die gewonnenen Daten in unserer aktuellen Candidate Journey Studie 2017.

Bewerbermanagement als Teil von Talentmanagementsystemen
Einige Anbieter gehen über die Funktion des Bewerbermanagements hinaus und bieten umfangreichere Lösungen an. Ein gutes Beispiel für die Vielfältigkeit und Unterstützung gleich mehrerer HR Prozesse bietet das Talentmanagementsystem von Umantis. Dieses online basierte System ermöglicht mehr als eine effektive Begleitung von Kandidaten und die Verwaltung der Auswahlprozesse, sondern unterstützt Unternehmen auch in der Planung zur internen Weiterbildung und erleichtert die Karriereplanung von Talenten in den eigenen Reihen. Solche weitergedachte Lösungen vermeiden Schnittstellenprobleme und integrieren Prozesse über die reine Bewerbung hinaus, sind also aus Unternehmenssicht ganzheitlicher. Wichtig ist das diese Systeme modular verfügbar sind und auf die Art mit den digitalen Bedürfnissen des Unternehmens mitwachsen können.