Candidate Experience ist längst auf der Agenda vieler HR-Abteilungen angekommen. Das ist grundsätzlich eine gute Nachricht. Doch oft gilt dabei: Es wird immer noch so gehandelt, als wäre eine einmal sauber aufgesetzte Bewerbungsreise dauerhaft ausreichend – wie ein gut geölter Motor, der einmal zum Laufen gebracht wurde und dann zuverlässig weiterläuft. Doch die Realität ist: Das Recruiting-Ökosystem hat sich in den letzten Jahren tiefgreifend verändert. Und mit dem Einzug von Künstlicher Intelligenz (KI) in viele Bereiche unseres (Arbeits-)Lebens hat sich diese Veränderung noch einmal massiv beschleunigt und an Dynamik gewonnen.

In diesem Beitrag zeige ich auf, wie sehr das Thema Candidate Experience neu und weiter gedacht werden muss!

Gucken wir uns das Thema also einmal ganz ungeschminkt an. Es gilt ein paar harten Realitäten ins Auge zu sehen, dabei aber auch die Chancen zu erkennen.

Wer die Candidate Experience heute so gestaltet wie vor fünf Jahren, riskiert, morgen schon den Anschluss zu verlieren.

Ich sehe täglich, wie neue Erwartungen entstehen – auf Seiten der Talente ebenso wie auf Seiten der Arbeitgeber. Bewerber erleben hochgradig personalisierte digitale Erlebnisse in ihrem Alltag und übertragen diese Maßstäbe auch auf den Recruitingprozess. Gleichzeitig wächst der Druck auf Unternehmen, schnell, transparent und flexibel zu agieren.

KI ist dabei nicht nur ein Werkzeug – sie ist ein Treiber. Ein Gamechanger (sorry, ich weiß, eigentlich ein schlimmes, weil inflationär verwendetes Wort, aber hier stimmt es mMn mal). Es sind die Einflüsse und die Möglichkeiten von KI, die uns zwingen Bewerbererlebnisse nicht nur zu optimieren, sondern teilweise sogar die Candidate Experience neu zu denken. Recruiting-Teams die das tun, werden erfolgreich sein. Für diejenigen, dies unterlassen gilt wohl der alte Spruch: „Entweder man geht mit der Zeit oder man geht mit der Zeit“.

Ein neuer Arbeitsmarkt – neue Anforderungen

Klar ist: Fachkräfte erwarten heute mehr als eine freundliche Standardmail. Viele sind digital versiert, sind sich ihres Marktwertes bewusst und vergleichen Angebote kritisch. Nicht selten haben sie mehrere Optionen gleichzeitig auf dem Tisch. Im selben Moment stehen Arbeitgeber unter enormem Zeit- und Effizienzdruck.

KI verspricht Abhilfe: Sie automatisiert Prozesse, analysiert Daten, beschleunigt Entscheidungen. Doch der blinde Einsatz von Technologie ohne Rücksicht auf das Bewerbererlebnis kann schnell nach hinten losgehen.
Ich habe selbst erlebt, wie Unternehmen durch zu starre oder zu techniklastige Prozesse vielversprechende Kandidaten verloren haben – und wie andere mit einer klug eingesetzten Dosis KI bzw. entsprechenden Tools ihre Candidate Experience auf ein neues Niveau gehoben haben.

Wo KI die Candidate Experience verändert – im Positiven wie im Negativen

Die Einsatzmöglichkeiten von KI im Recruiting sind vielfältig – doch sie bergen auch Risiken.
Hier einige typische Szenarien aus der Praxis:

❌ Blitzschnelle Absagen ohne menschlichen Ton
Ein Unternehmen verschickt automatisierte Absagen innerhalb weniger Minuten. Aus Unternehmenssicht effizient – aus Sicht des Bewerbers enttäuschend und entmenschlichend.

Was fehlt? Persönlicher Bezug, Feedback, Wertschätzung.

❌ Standardisierte Vorauswahl mit begrenztem Blick
Matching-Algorithmen bewerten Bewerberprofile rein nach Schlagwörtern. Soft Skills, Potenzial oder Quereinsteigererfahrung fallen durch das Raster.

Was fehlt? Kontext, Urteilsvermögen, Offenheit.

❌ Chatbots, die eher Barrieren als Hilfe sind
Einige Karriereseiten setzen auf virtuelle Assistenten. Viele bieten aber kaum echten Mehrwert. Wenn ein Bewerber keine zufriedenstellende Antwort bekommt oder in einer Endlosschleife landet, ist die Enttäuschung programmiert. Gleichzeitig könnten intelligente Assistenzsystem einen Wow-Effekt auslösen. Diese Chance wird oft verpasst.

Was fehlt? Dialogfähigkeit, menschlicher Stil, echter Mehrwert.

KI als Hebel – nicht als Ersatz für den Menschen

Die zentrale Frage lautet also nicht: „Setzen wir KI ein?“, sondern: „Wie setzen wir KI ein, ohne die menschliche Komponente zu verlieren?“. Seit meiner ersten Candidate Experience Studie ist mir bewusst, dass der menschlich-wertschätzende Aspekte final den allergrößten Impact auf die Candidate Experience und damit auch auf den Recruitingerfolg hat.
Hier einige Ansätze, die ich von cleveren Arbeitgebern erwarten würde:

✅ Personalisierte Kommunikation trotz Automatisierung
KI-Modelle können E-Mails individuell formulieren, Zwischenbescheide personalisieren oder Bewerbern für ihren Werdegang gezielt Anerkennung ausdrücken. Das spart Zeit – und wirkt trotzdem menschlich.
KI Tools, die helfen solche individuellen Texte für z.B. Bewerberrückmeldungen zu formulieren erzeugen eine größere Bindung und erhöhen damit die u.a. Bewerberbindung. Selbstredend kann im Vorfeld mit KI-Unterstützung z.B. ein passendes Set von Candidate Personas erstellt und die jeweilige Candidate Journey entsprechend angereichert werden.

✅ Intelligente, faire Vorauswahl
Moderne KI-Systeme können mehr als nur Lebensläufe scannen. Sie analysieren berufliche Stationen, Projekterfahrungen, Sprachmuster und vieles mehr. Sie können so helfen passende Kandidaten zu identifizieren, die ggf. im alten System durchs Raster gefallen wären.
Wichtig ist, dass der Mensch die finale Entscheidung trifft – nicht die Maschine.

✅ Digitale Assistenten mit echtem Nutzwert
Ein gut trainierter Chatbot kann Bewerber durch den Prozess begleiten, Stellenangebote vorschlagen, Bewerbungstipps geben oder den Bewerbungsstatus transparent machen – 24/7 erreichbar.
Solche Systeme sind heute dank cleverer Automatisierung keine Illusion mehr. AI Agents können z.B. die Absprungrate auf der Karriereseite senken oder den Kandidaten während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stehen und so eine dichte Betreuung gewährleisten, selbst mit geringen menschlichen Ressourcen in der HR-Abteilung. Auch im Personalmarketing können KI Assistenten inzwischen viel dafür tun, dass überhaupt spannende Kandidatinnen und Kandidaten vielversprechend angesprochen werden können.

Candidate Experience ist kein einmaliges Projekt

Ein häufiges Missverständnis: Candidate Experience wird als Projekt verstanden – mit Anfang, Meilensteinen und Abschluss. In Wahrheit ist sie ein laufender Prozess, der sich ständig weiterentwickeln muss. Mit jedem technologischen Fortschritt, mit jeder Veränderung auf dem Arbeitsmarkt verändern sich auch die Erwartungen der Kandidaten.
Die beste Candidate Experience von heute kann morgen schon altmodisch wirken.

Was bleibt – und was sich ändern muss

Was sich nicht geändert hat: Bewerber wollen fair behandelt werden, erwarten Transparenz, Feedback und Respekt. Was sich geändert hat: Sie erwarten all das schnell, digital, auf Augenhöhe – und zunehmend auch individualisiert.
KI kann helfen diese Erwartungen zu erfüllen. Aber nur, wenn sie klug eingesetzt wird – als Erweiterung der menschlichen Recruiting-Kompetenz, nicht als Ersatz.

Jetzt wird´s praktisch: Das Seminar zur Candidate Experience der Zukunft

Für alle, die das Thema gezielt angehen möchten, empfehle ich das von mir leitete Seminar:
Candidate Experience im Recruiting: JEDER Bewerberkontakt zählt!

In dieser Veranstaltung vermittle ich, wie man:

• KI-Tools sinnvoll in die Bewerbergewinnung und -kommunikation integriert,
• gehe auf datengestützte Vorauswahl in Kombination mit menschlichem Urteilsvermögen ein
• die Candidate Journey durchgängig professionell, effizient und bewerberfreundlich gestaltet.

Das Seminar richtet sich an alle aus dem Recruiting, Personalmarketing, HR-Generalisten oder HR Business Partner, die mit der technisch mit der Zeit gehen möchten – ohne den Menschen aus dem Blick zu verlieren. Die nächste Veranstaltung wird am 22.-23.05.2025 in Hamburg stattfinden (oder sonst in einigen Monaten an anderen Orten bzw. online).

👉 Hier gibt es Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung.

 

Fazit

Candidate Experience neu zu denken heißt, sich von starren Prozessen zu verabschieden und sich auf eine dynamische, technikgestützte und zugleich menschliche Bewerbungsreise einzulassen.