Die Datenflut macht auch vor dem HR-Bereich nicht Halt. Mit den vielen, umfangreich-dokumentierten HR-Prozessen wächst zugleich die Datenmenge. Es gilt, aus all diesen verfügbaren Daten die wichtigsten Informationen zu gewinnen und aufzubereiten. Das ist die Chance für HR, im Zeitalter des „Big Data“ wertschöpfend aktiv zu werden.

Ein Gastbeitrag von Christine König, Ingentis Softwareentwicklung GmbH – ein Unternehmen, das mit seinen Lösungen bei der Visualisierung von HR-Daten und der Erstellung von Organigrammen unterstützt.
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Talente und Fluktuationsrisiken in Ihren HR-Daten aufspüren
Vielleicht ist es die Schlüsselfrage für Unternehmen: Wie können wir wettbewerbs- und innovationsfähig bleiben? Diese Frage stellt sich besonders, wenn die klugen Köpfe knapp werden. Wie sich also in Zeiten des demografischen Wandels und Fachkräftemangels behaupten? Ein wichtiges Kriterium für die Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit ist sicherlich die Identifikation und Bindung talentierter Mitarbeiter. Gelingt dies, ist ein wichtiger Schritt geschafft. In einigen Unternehmen ist allerdings auf gesamtorganisatorischer Ebene nicht bekannt, wo in den eigenen Reihen die besten Talente für bestimmte Aufgaben zu finden sind. Es gilt, den Überblick über große HR-Datenmengen zu behalten. Personal bzw. Organisation sollten dabei so abgebildet werden, dass entsprechend qualifizierte Mitarbeiter in dieser Struktur wieder auffindbar sind. Hierbei sollten auch wichtige Mitarbeiter identifiziert werden, die fluktuationsgefährdet sind. Nur so kann eine geeignete Nachfolgeplanung und Kompetenz-Sicherung angestoßen werden.

Datenmengen werden selten ausreichend genutzt
In vielen Unternehmen schlummern bereits Daten, die genau diese Informationen liefern. Das Problem ist häufig, dass diese Daten nicht ausreichend strukturiert sind. Hinzu kommt die Relevanz von Big Data, das besonders in Großunternehmen zunehmend eine Rolle spielt. Der große Vorteil von Big Data ist, dass riesige Datenmengen in Höchstgeschwindigkeit verarbeitet und clever aufbereitet werden. Auch der HR-Bereich wird von Daten beherrscht. Doch oftmals werden bereits vorhandene HR-Daten nicht ausreichend ausgewertet und visualisiert. Das Datenpotenzial ist dann zwar vorhanden, wird aber nicht voll ausgeschöpft. Die Vorteile von Big Data werden – zum Leidwesen der Organisation – nicht mitgenommen.

Lösungsansatz: HR-Daten clever aufbereiten und darstellen
Das Potenzial vorhandener Personal- und Performance-Daten kann ausgeschöpft werden, wenn diese Daten übersichtlich aufbereitet werden – eine Möglichkeit bietet das Unternehmensorganigramm. Darin haben Personaler sowie Manager sämtliche Organisationseinheiten, Planstellen und Mitarbeiter im Blick. Personal- bzw. Organisationsstruktur und wichtige Personaldaten lassen sich im Organigramm abbilden (siehe Abb. 1). Dabei können bspw. nicht besetzte Planstellen identifiziert werden. In der Mitarbeiterliste lassen sich zudem weitere Informationen wie E-Mail-Adresse, Telefon- und Raumnummer auslesen. Dank der Auswertung relevanter Personalkennzahlen, sprich HR-Reporting im Organigramm, werden Geschlechterverteilung, Altersstruktur, Besetzungsquote u.v.m. mit wenigen Klicks visualisierbar. Die HR-Daten lassen sich dabei in Echtzeit auswerten – ein wichtiger Schritt hin zu mehr Klarheit in den Daten und eine große Hilfe bei der Generierung von Personalkennzahlen.

Talentierte Mitarbeiter identifizieren
Die Fragen für ein aktives und gestaltendes HR-Management sollten beantwortet werden: Bei welchen Mitarbeitern liegt das größte Entwicklungspotential? Welche Mitarbeiter besitzen besonderes Know-how und leisten einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenserfolg? Es gilt, besonders leistungsstarke, entwicklungsfähige Mitarbeiter zu identifizieren und den Überblick über Personal- bzw. Organisationsstruktur zu behalten. Oftmals liegen die Daten hierfür zwar vor, können aber nicht strukturiert angezeigt werden, weil sie bspw. in verschiedenen Systemen erfasst wurden. Eine Möglichkeit, diese Informationen zusammenzuführen, bietet das sog. Potential-Performance-Grid. Es kann direkt im Organigramm abgebildet werden (siehe Abb. 2). Die Matrix zeigt sowohl Leistung als auch Entwicklungspotential einzelner Mitarbeiter. Ergänzend können weitere Mitarbeiter-/Performancedetails wie Fehltage (Abs.), genommene Urlaubstage (Leave) und Überstunden (OT) eingeblendet werden.

Fluktuationsrisiken frühzeitig erkennen
Zuletzt stellt sich die Frage: Wie hoch ist das Risiko, diese wichtigen Mitarbeiter zu verlieren? Besteht die Gefahr, dass sie das Unternehmen demnächst verlassen? Hier kann es eine Variante sein, das Fluktuationsrisiko im Organigramm abzubilden und beispielsweise Mitarbeiter bzw. Planstelle mit hohem Risikopotenzial farblich abzuheben. Gleichzeitig sollte eine Nachfolgeplanung angestoßen werden, um rechtzeitig Ersatz für abwanderungsgefährdete Mitarbeiter zu finden. Zur Unterstützung der Nachfolgeplanung lassen sich geeignete Nachfolger direkt im Organigramm anzeigen. Dabei empfiehlt es sich, auch die Verfügbarkeit der passenden Nachfolger einzublenden (siehe Abb. 3).

Fazit
Viele Unternehmen stehen heute im Kampf um Wettbewerbsfähigkeit und Fachkräfte. Von Nachteil ist dabei das Brachliegen wichtiger HR-Daten, die Aufschluss über talentierte oder fluktuationsgefährdete Mitarbeiter geben. Der Einsatz von Big Data im HR-Bereich, bspw. über eine ansprechende Daten-Visualisierung, ist eine große Chance für Personalabteilungen und Unternehmen. Es ist die Chance, mehr Wert aus den HR-Daten zu schöpfen und diese besser auswertbar zu machen. Der Trend zu Big Data im HR-Bereich wird sich auch zukünftig fortsetzen.

Abb.1: Personal- und Organisationsstruktur im Überblick (Grafik zum Vergrößern klicken)

Abb.2: Potential-Performance-Grid im Organigramm (zum Vergrößern klicken)

Abb.3: Nachfolgeplanung im Organigramm (zum Vergrößern klicken)

Über das Unternehmen Ingentis:
Die Ingentis Softwareentwicklung GmbH mit Sitz in Nürnberg ist eines der innovativsten Dienstleistungsunternehmen der deutschen IT-Branche. Ihr Leistungsspektrum umfasst sowohl HR-Add-Ons als auch Individualentwicklung. Darüber hinaus bietet die Ingentis vier Standardprodukte an: org.manager, distribution.list, easy.pes und in.sight. Der Ingentis org.manager ist eine Software zur Erstellung von intelligenten Organigrammen und Visualisierung von HR-Daten. Über 800 Kunden haben die Software bereits im Einsatz.

Über die Autorin:
Christine König ist bei der Ingentis Softwareentwicklung GmbH für die Bereiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie Online Marketing zuständig. Sie hat bereits für diverse IT-Fachzeitschriften (u.a. Java Magazin, Linux Magazin) Artikel verfasst. An der Universität Erlangen-Nürnberg hat sie ihr Bachelor-Studium der Wirtschaftswissenschaften (BWL) und ihren Master in Marketing abgeschlossen.