Eine wirksame und zielgerichtete Personalgewinnung ist der erste Erfolgsbaustein des Unternehmens. Arbeitgeber stehen vielfach im Wettbewerb um die besten Talente. Um im Recruiting erfolgreich zu sein reichen herkömmliche Vorgehensweisen häufig nicht mehr aus. Unternehmen sollten daher Wert legen auf die Qualität des eigenen Recruitings und es regelmäßig auf den Prüfstand stellen. Hier findet sich eine pragmatische Checkliste für mehr Qualität und damit mehr Erfolg im Recruiting.

Die Checkliste ist in sechs Hauptaspekte mit jeweils verschieden vielen Unterpunkten gegliedert. Grundsätzlich gilt, je mehr der aufgelisteten Maßnahmen Sie umsetzen bzw. je mehr der genannten Kriterien Sie erfüllen, desto besser ist Ihre Personalbeschaffung, insbesondere Ihr Recruiting aufgestellt. Entlang von sechs wesentlichen Punkten erfolgreicher Personalrekrutierung sind in der Checkliste verschiedene Aspekte aufgelistet, welche Qualität und Leistungsfähigkeit im Recruiting absichern helfen. Die ersten fünf Punkte orientieren sich an der üblichen Chronologie der Personalgewinnung. Der erste Punkt daraus, die systematische Planung, kann nach einer Initialdurchführung dann bspw. einem jährlichen Refresh unterzogen werden. Der sechste Punkt umreißt zudem immer gültige, wichtige Aspekte für eine gute Candidate Experience.

Diese Checkliste bietet erste Anhaltspunkte dafür, wie Sie Ihr Recruiting fit machen können oder dessen Leistungsfähigkeit insgesamt noch steigern können. Es ist gut denkbar, dass es in einer Reihe von Fällen durchaus sinnvoll ist, weitere interessante Strategien zu den hier aufgelisteten Maßnahmen hinzuzufügen. Es besteht als kein Anspruch auf Vollständigkeit. Wichtig ist mir außerdem noch der Hinweis, dass es der richtige Maßnahmen-Mix ist, welcher Recruitingerfolge steigert und die dauerhafte, nachhaltige Umsetzung, die sie gelingen lässt. Keine Einzelhandlung kann den Erfolg garantieren. Ebenso kann ein zu einseitiger Fokus auf einen Aspekt des Recruitings am Ende in relativer Erfolglosigkeit enden, da Personalgewinnung eben nur dann in wirklicher Exzellenz zu haben ist, wenn man viele Disziplinen gut beherrscht und diese vor allem aufeinander abstimmt.

Nutzen Sie diese Recruiting-Checkliste für einen ersten Überblick, inwiefern Ihre Strategien up to date sind und wo Ihre Organisation ggf. besser werden kann. Für einen detailliertes Feedback zur Leistungsfähigkeit Ihres Recruiting bzw. der von Ihnen eingesetzten Verfahren steht meta HR gern als Ihr Partner und ich als Ihr Ansprechpartner zur Verfügung. Unser Recruiting Expertenblick könnte dazu ein passender Einstieg sein.

Hier die meta HR-Checkliste für mehr Qualität und Erfolg im Recruiting:

1) Systematische Rekrutierung von Fach- und Führungskräften planen
Wichtige Aspekte um die Personalbeschaffung clever und effektiv zu planen sind:

• Ausarbeitung einer unternehmensspezifischen Recruitingstrategie als Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele
• Definition eines allgemeingültigen und realistischen Workflows für Personalbedarf und –beschaffung. Dabei überall auf Prozessvereinfachungen setzen.
• Qualitäts- und Quantitätsplanung: Gesuchte Profile und Zielgruppen festlegen und Mengengerüste erstellen
• Zusammenarbeit von Fachabteilungen und Recruitingabteilung durch unternehmensweit gültiges Service-Level-Agreement absichern. Dabei Fachbereiche auf Recruitingerfolg mitverpflichten.
• Recruiter Guidelines verabschieden und unternehmensweit verbindlich machen. Damit wird employer-brand-konform festgelegt wie sich Unternehmensangehörige (nicht nur Recruiter!) in Bewerbungsprozessen und mit Kandidaten verhalten sollen
• Realistische Rekrutierungs-/ Personalmarketingbudgets planen und bereitstellen
• Stellenprofile in Wertbeitragsgruppen clustern: Intern wissen, welche Stellenprofile, welchen Businesswert haben und hiermit besser Priorisieren können bzw. Rekrutierungskosten passend einer Stellen und ihrem Wertbeitrag gegenüberstellen können (Stichwort: Cost of Vacancy).
• Aktuelle und realistische Stellenprofile definieren

2) Ansprachestrategien und –kanäle auswählen
Diese Punkte sind von besonderer Bedeutung:

• Regelmäßige Zielgruppenanalyse und Zielgruppendefinition
• Passenden Kanal-und-Strategie-Mix je gesuchter Zielgruppe auswählen
• Stellenanzeigen treffend formulieren bzw. Ansprachevarianten wählen (z.B. auch Active Sourcing oder Zugriff auf eigenen Talent-Pool, Umgang mit Initiativbewerbungen usw.)
• Zielgruppenindividualisierte Arbeitgeber- und Jobinformationen bereithalten und nutzen (Individualisierung)
• Operative Einbindung von Fachabteilungen in die Ansprache sicherstellen
• Erfolgskriterien festlegen und Kampagnencontrolling bzw. –steuerung sicherstellen
• ggf. externe Dienstleister einbinden und steuern können

3) Bewerbungseingang generieren und die effektive Vorauswahl der Bewerber durchführen
Darauf sollte geachtet werden:

• Kriterien zur Bewerbervorauswahl profilgenau festlegen
• In Ableitung der Kriterien genau überlegen, welche Bewerbungsunterlagen und welche Informationen wirklich gebraucht werden
• Bewerbungseinrichtung so einfach wie möglich machen
• Vorauswahl durch Telefoninterviews bzw. besser Videointerviews unterstützen
• (Vor-)Filtern von interessanten Kandidaten ggf. mit technischen Mitteln unterstützen
• Deadline je Recruitingprojekt setzen, bis zu welcher die Vorauswahl abgeschlossen sein soll (Stichwort: Service-Level-Agreements)

4) Auswahl der passenden Kandidaten vornehmen
Diese Aspekte helfen die Qualität der Personalauswahl abzusichern:

• Interviewleitfäden standardisieren
• Standardisierte, kriterienbasierte Entscheidungshilfen bereitstellen
• Personaler und Hiring Manager in der Interviewführung trainieren
• Auf den Cultural Fit achten (ggf. dazu spezialisiertes Tool nutzen)
• Kandidaten einen Einblick ins Unternehmen gewähren (Meet the Team etc.)
• Auch die persönliche Begegnung zwischen Unternehmen und Bewerbern aus Candidate Experience Perspektive betrachten (siehe auch die Angaben unter Pkt.6)

5) Erfolgreiches Contracting und Onboarding
Diese Punkte sorgen für eine gelungene Abrundung der Rekrutierung:

• Zeitnahe Entscheidungsfindung und Entscheidungskommunikation nach dem letzten Auswahlschritt
• Bei Absagen besonders sensibel formulieren, idealerweise abgesagte Endauswahl-Kandidaten stets zunächst per Telefon persönlich informieren
• Standardmäßig Bewerber um Feedback zum Bewerbungsprozess bitten (gerade auch abgesagte Bewerber)
• Wunschkandidaten schnell das besprochene Vertragsangebot machen
• Vor-Onboarding des Wunschkandidaten organisieren (bspw. Hilfe bei Relocation)
• Einarbeitung der neuen Mitarbeiter planen

6) Über den gesamten Prozess: Eine gute Candidate Experience bieten

• Eindeutig und authentisch kommunizieren
• Nur solche Erwartungen wecken, die auch erfüllt werden können
• Hilfestellung bzw. Information zum Bewerbungsverfahren und gewünschten Unterlagen bereitstellen
• Arbeitgeberinformationen und offene Jobs leicht auffindbar machen
• Mobil-optimierte Karriere-Webseite anbieten, auf gute Usability achten
• Ansprechpartner benennen
• Bewerbungsabgabe einfach halten (keine oder nur kurze Formularbewerbung)
• Bewerbern stets auf Augenhöhe begegnen
• Zeitnah informieren und kommunizieren
• Recruitingerfolge nach klaren Kriterien messen und Performance-Grenzwerte beachten

Wie viele der Maßnahmen setzen Sie bereits zufrieden stellend um? Welche der Kriterien erfüllt Ihr Recruiting?

Wenn es an einigen Stellen hapern sollte, könnte es einen oder mehrere dieser Gründe haben. Es sind typische Schwierigkeiten welche Unternehmen bei der Umsetzung einer erfolgreichen Qualitätsstrategie im Recruiting behindern können:

• Zu geringe personelle Kapazitäten im Recruiting-/ HR-Bereich
• Fachabteilungen werden zu wenig in die Rekrutierung eingebunden
• Zu geringe Kenntnis über Ihre Zielgruppen
• Zu geringe Budgets
• Unreflektierte Festlegung auf einen/ wenige Beschaffungskanäle
• Übermäßiger Einsatz von Personalberatern
• Zu wenig technische Unterstützung
• Keine Arbeitgebermarke bzw. keine Bewusstheit über die Stärken/ Schwächen der eigenen Unternehmenskultur
• Unrealistische Erwartungen an Wunschkandidaten (Eierlegende-Wollmilchsau-Effekt)

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