7 hilfreiche Hinweise für effektive und kostensparende Personalsuche

Die Konjunkturlokomotive steht wohl wieder unter Dampf. Die ersten Arbeitgeber warnen schon wieder vor Fachkräftemangel. Kompetente und engagierte Mitarbeiter zu finden wird immer mehr zu einer Schlüsselgröße im Wettbewerb. Gerade für mittelständische Unternehmen und noch viel mehr für StartUps kann die Personalsuche erfolgskritisch werden. Aber erfahrungsgemäß wenden sich jene Unternehmen dem Thema Personalsuche und Recruiting erst dann zu, wenn Personal mal wieder gebraucht wird. Es wird oft vermutet, dass Recruiting teuer ist und nur Zeit im Tagesgeschäft kostet. Dieser Glauben führt zu geringer Aufmerksamkeit für ein Schlüsselthema in der Gegenwart und noch mehr der Zukunft. Dabei kann es auch anders gehen. Personalgewinnung muss nicht zwangsläufig viel kosten und immensen Aufwand produzieren. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass sich Unternehmen mit dem Thema strukturiert auseinandersetzen und erkennen, wo die eigenen Reserven liegen. Dabei spielt sozial Media ein große Rolle, ist aber nicht alleine der Heilsbringer fürs Recruiting.
Lesen Sie im Folgenden 7 hilfreiche Hinweise für eine effektive und gleichzeitig kostensparende Personalsuche…

 

 

1.Vorgehensmodell für die eigene Personalsuche festlegen

Kennen Sie das? Sie kochen etwas und improvisieren die Sauce nach Lust und Laune. Das Ergebnis ist hervorragend und allen schmeckt es. Monate später wollen Sie das wiederholen, aber was war noch mal in dieser Mischung alles drin…?
Rezeptbücher haben einen großen Vorteil – auch im Recruiting: Definieren Sie einmalig alle Ihre Schritte. Bestimmen Sie Ressourcen und Stati für Bewerbungsverfahren, ermitteln Sie Kommunikationswege und Plattformen für die Verbreitung Ihrer Gesuche. Wer Aufgaben wie Personalsuche und Personalauswahl stets als neues Projekt bearbeitet hat jedes mal einen höheren Aufwand und kann schlechter Standards herausbilden und Qualität absichern. Das ist doch eigentliche selbstverständlich? Ja, in größeren Unternehmen schon (wobei meiner Erfahrung nach auch hier oft große Optimierungsreserven liegen). Aber fragen Sie mal, wie viele StartUps oder kleinere Unternehmen, wo die Inhaber/ die GF das Personal noch selber suchen und auswählen, einen wiederholbares Vorgehensmodell, geschweige denn einen ordentlichen Prozess für die Personalsuche haben?! Das wird oft eher als dringende Feuerwehraufgabe erledigt und dann irgendwie über die Bühne gebracht. Es wundert mich daher nicht, dass oft gerade StartUps sich schwer tun geeignetes Personal zu suchen und zu finden. Es wird einfach häufig zu wenig darüber nachgedacht und mit zu viel Aktionismus gehandelt.
Also: Einmalig ein Vorgehensmodell fürs eigene Recruiting erstellen. Zukünftig viel Arbeit sparen.

 

2.Interne Lösungen anstreben

In dem Moment, wo eine Stelle ausgeschrieben wird besteht immer die Möglichkeit zunächst den Blick nach innen zu richten. Gibt es Personen im Unternehmen, welche auf die Anforderungen passen? Wer könnte sich ggf. mit Unterstützung in die gewünschte Position entwickeln?
Diese Fragen regelmäßig zu stellen und den eigenen Mitarbeitern entsprechende Chancen zu offerieren, bedeutet nicht nur aktive Ressourcenschonung, sondern motiviert auch die eigene Belegschaft.
Basis hierzu: Die Kompetenzen und Entwicklungspfade der eigenen Mitarbeiter kennen und aktiv nutzen. Die Führungskräfte werden hier zu internen Multiplikatoren. Unternehmensinterne Ausschreibungen bspw. im Intranet können ebenfalls helfen.

 

3.Alt-Bewerbungen checken

Aufbauend auf dem vorgenannten Punkt – interne Lösung – sollten Unternehmen auch unbedingt einen Blick in bisher eingegangene Bewerbungen werfen. Vielleicht hat sich vor geraumer Zeit ein interessanter Kandidat beworben? Gerade bei Initiativbewerbungen schlummern ggf. noch spannende Kandidaten in den eigenen Archiven. Notwendig hierfür: Sie benötigen eine entsprechende Bewerberverwaltung in einer Datenbank. Dafür reichen insbesondere für kleinere Unternehmen oft einfach Datenbanken, jenseits von teueren Profilösungen. Eine andere Variante sind webbasierte  Bewerberverwaltungen, wo Sie nur geringe Lizenzkosten haben. Wichtig ist es, Bewerber mit entsprechenden Schlagworten (tags) zu versehen und so schnelle nach den jeweiligen Kompetenzen und Skills suchen zu können. Auch ein Link auf ein Profil des Bewerbers z.B. im Xing ist hilfreich. Hier aktualisieren Kandidaten ihre Profile selbst, so dass Sie immer auf den aktuellen CV zugreifen können. Da Sie schon aus rechtlichen Gründen (AGG) ohnehin jede eingehende Bewerbung mind. 2 Monate aufheben müssen, ist es richtig, sinnvoll und effizient eine entsprechende Archivierung und Ordnung eingehender Bewerbungen einzurichten.

 

4.Selber aktiv werden und Suchen

Gerade kleinere Unternehmen scheuen oft die Kosten von großen etablierten Bewerberbörsen. Zudem konkurrieren ihre Anzeigen mit der maximalen Zahl anderer Anbieter. Um dies zu umgehen empfiehlt es sich selber aktiv auf Kandidaten zu zugehen. In Social Media Netzwerken veröffentlichen viele Personen, dass Sie auch der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderungen sind. Na, klingelt´s? Klar, genau diese Personen nach gewünschten Skills, Branchenerfahrungen, Ort usw. filtern und ggf. einfach mal direkt anschreiben. Gleiches gilt für diverse Karriereplattformen und Karrierebörsen, wo Jobsuchende ihre Profile hinterlegen. Diese Daten abzufragen, ist ggf. allerdings mit Kosten für das Suchende Unternehmen verbunden. Daher empfiehlt sich bei geringem Budget der Fokus auf die sozialen Netzwerke.
Von hoher Bedeutung ist es natürlich, dass Sie genau wissen wen Sie suchen und was diese Person können muss. Nur so ist gewährleistet, dass Sie effektiv dabei sind, wenn Sie selber die Suche anfahren. Ebenso sollte Ihnen klar sein, dass diese Variante der aktiven Suche etwas an Zeit braucht. Andererseits kommen Sie bei Erfolg aber auch direkt mit hochinteressanten Kandidaten in Berührung. So sparen Sie „hinten raus“ wieder Zeit ein, da es ggf. unnötig wird einen Berg irrelevanter Bewerbungen zu sichten und auszusortieren.

 

5. Empfehlungen und Schneeballeffekte nutzen

Eine weitere, hilfreiche und sehr kostengünstige Variante ist es, das eigene Netzwerk zu nutzen, um an geeignete Bewerber zu gelangen. Was bedeutet „das eigene Netzwerk“? Das sind Ihre aktuellen (und ehemaligen) Mitarbeiter, Ihre Kunden, Ihre Lieferanten und Ihre Business-Kontakte im weitesten Sinne. Machen Sie Ihre Suche in diesen Kreisen bekannt und bitten Sie um Weiterleitung! So können Sie vom Schneeballeffekt profitieren und eine noch größere Menge Personen erreichen. Auch in diesem Fall ist die Social Media Nutzung ein ausgesprochen effektiver Weg. Es darf aber auch mal eine klassische eMail sein (z.B. im Rahmen des eigenen Newsletters).
Besonders die eigenen Mitarbeiter als Empfehler zu nutzen ist im doppelten Sinne clever. Zum einen motivieren Sie ihre Belegschaft, wenn diese z.B. auch über ein zukünftiges Teammitglied mitentscheiden können, zum anderen sagt eine Empfehlung eines eigenen Mitarbeiters eine (positives) Menge über Ihr Unternehmen aus und wirkt authentischer als so manche Stellenanzeige!
Wichtig auch hier: Ein noch einmal verkürztes Anforderungsprofil, so dass in vielleicht 3 Sätzen und einer Überschrift kommuniziert werden kann wen Sie suchen. Dazu ein Link auf die eigene Webseite – voilá! Dann kann die Empfehlungs- und Weitersagen-Welle anlaufen.

 

6.Eigene Webseite/ eigene Jobseite & self-assessments

Bewerbungsprozesse laufen in zunehmenden Maße digital ab. Wenn Sie bspw. Ihr Netzwerk aus Geschäftskontakten nutzen, ist es wie gesagt sinnvoll nur einen Auszug aus der Stellenanzeigen zu kommunizieren und dazu einen Link. Dieser Link geht auf eine Seite Ihrer Firmenwebseite, die so genannte Karriere- oder Jobseite. Dort sollten Sie stets aktuell die offenen Positionen darstellen. Ideal bieten sich dem interessierten Leser dort weitere Infos über Ihr Unternehmen an, Details zum Bewerbungsprozess und natürlich Ansprechpartner für Rückfragen. Gern gesehen werden von Bewerbern an dieser Stelle auch Einblicke in die Unternehmenswirklichkeit, d.h. zum Beispiel kurze Videos oder Fotos von Mitarbeitern, ihren Räumen oder Berichte aus Projekten an denen Ihre Teams gerade arbeiten.
Natürlich ist die Veröffentlichung von Stellenangeboten auf der eigenen Webseite auch aus SEO-Perspektive günstig. So bieten Sie aktuellen Content und das lieben Suchmaschinen. Achten Sie darauf, dass ihre Jobseite indiziert wird von google und anderen Suchmaschinen und Ihre aktuellen Jobangebote gefunden werden. Eine herrlich ironische Sammlung von 5 Tipps für die schlechte Online-Jobbörse können Sie hier lesen. Typische Fehler werden genau auf den Punkt gebracht!

Abgesehen von der Maschinenfreundlichkeit, sollten Sie größten Wert darauf legen, dass Bewerber sich leicht online Bewerben können. Endlose Formulare bspw. schrecken Bewerber tendenziell ab. Hier dazu ein Artikel im HBM von Prof.Trost darüber, wie Unternehmen über Webformulare Bewerber aktiv abwehren – lesenswert!

Ein ganz besonders spannender Aspekt in Verbindung mit einer eigenen Jobseite auf Ihrer Homepage sind sog. self-assessments. Dabei bieten Sie potentiellen Bewerbern auf spielerische Art die Chance mehr über die Tätigkeiten und ihr Unternehmen zu erfahren. Das Ganze wird als Wissens-, Können- und/ oder Wollenstest angeboten und Interessenten erhalten nach Durchlaufen eines solchen self-assessments Rückmeldungen darüber, wie sie sich geschlagen haben. Das Besondere dabei: Nur die Interessenten bekommen Rückmeldungen – nicht die Personalabteilung, weil noch gar keine Bewerbung stattgefunden hat! Hier geht es vielmehr darum, dass sich potentielle Bewerber durch die entsprechende Beschäftigung mit dem Unternehmen und den Herausforderungen in spezifischen Stellenprofilen selber besser einschätzen lernen. Dabei kann auch das Ergebnis am Ende stehen, dass sich ein Interessent nicht mehr für die Position interessiert und von einer Bewerbung absieht. Diejenigen unter den self-assessment Teilnehmern aber, welche ihre Rückmeldung so interpretieren, dass sie zu Unternehmen und Jobanforderungen passen, bewerben sich umso engagierter.
Für Ihr Unternehmen bedeutet dies: Bewerberquantität wird reduziert, Bewerberqualität gesteigert. Auch so lässt sich effektiver rekrutieren. Dieses Verfahren bietet sich besonders an, wenn wiederkehrende Stellen zu besetzen sind und der Aufwand gesenkt werden muss (z.B. für jährliches Azubi-Recruiting). Über Beispiele und Praxis-Cases im self-assessment berichtet der blog.recrutainment regelmäßig.

 

7.Stellenanzeigen clever veröffentlichen

Last but not least können Unternehmen natürlich Ihre Stellenanzeigen in Jobbörsen veröffentlichen. Es gibt wieder Vorteile suchmaschinenseitig und oft bringt ein Eintrag in eine oder zwei Stellenbörsen mit sich, von den Meta-Suchmaschinen gelistet zu werden, welche bei den Suchenden beliebt sind.
Natürlich stehen wieder Kosten im Raum. Daher ist es sinnvoll sich damit zu beschäftigen, welche Stellenbörse für die offene Position die richtige ist (siehe Punkt 1 -> Vorgehensmodell!).
Die großen Stellenbörsen wie bspw. monster.de haben natürlich große Reichweite, kosten aber idR auch mehr und sind ebenso stark von Wettbewerbern frequentiert. Daher bietet es sich an, gezielt auf branchen- und jobtypische Börsen auszuweichen. Hilfreich dazu kann bspw. das Portal von 1000jobboersen.de sein. Dort werden als Agenturleistung die zum Suchprofil passenden Jobbörsen angesteuert und die Anzeige geschaltet. Auch Fachportale empfehlen sich. Bspw. können NGOs und gGmbHs auf der Jobbörse von Absolventa kostenlos ihre Stellenanzeigen schalten.
Regionale Portale bieten auch oft kostenfreie oder günstige Möglichkeiten für das Platzieren Ihres Jobpostings. Zu letzt sei noch die große Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit erwähnt.

Zusatz-Tipp: Die spezielle Jobbörse finden, wo Sie fachgerecht inserieren können: http://www.jobboersenfinder.de/

 

Fazit:

Kompetenz in der Personalbeschaffung wird noch mehr zum entscheidenden Faktor für einen erfolgreichen HR-Beitrag zum Unternehmenserfolg. Die Beschaffungskompetenz sichert die Wettbewerbsfähigkeit ab und gewinnt die richtigen Talente für das Unternehmen. Alternativ zur eigenen Suche kann temporär auch die Zusammenarbeit mit professionellen Recruitern, Headhuntern oder Personaldienstleistern gesucht werden. Bei speziellen Positionen ist dies durchaus eine Option. Auf Dauer sollten Unternehmen allerdings bestrebt sein, mindestens eine eigene Grundkompetenz in Personbeschaffung und Personalauswahl zu entwickeln und zu pflegen.

Unternehmen profitieren gerade mittel- und langfristig von einer auf die eigenen Bedarfe abgestimmten Strategie für die Personalsuche und -auswahl. Gerade den Bereich Social Media sollten Unternehmen dabei im Auge behalten und gezielt Kompetenzen für das Recruiting 2.0 aufbauen. In Kombination mit den richtigen Auswahlverfahren steht einer erfolgreichen Personalgewinnung nichts mehr im Wege.
CA

 

P.S:
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