Jede Führungskraft und jeder Projektleiter steht regelmäßig vor der Frage: Wie gebe ich Aufgaben an meine Mitarbeiter zielsicher weiter?

Delegation ist ein wichtiges Führungswerkzeug. Mit einem Rezept dazu geht es leichter und es vermeidet das Vergessen wichtiger Punkte. In einem kürzlich durchgeführten Training für Führungskräfte ist zum Thema Aufgaben an Mitarbeiter richtig delegieren folgende Checkliste entstanden:

Die Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter sollte idealerweise zwei Bereiche umfassten:
1. Die Dimension der sachlich-inhaltlichen Abstimmung.
2. Die Dimension der Sinnvermittlung und der Rahmenbedingungen.

Die wesentlichen Punkte einer gelungenen Aufgabendelegation in der sachlich-inhaltlichen Dimension sind gut entlang typischer Fragen zu gestalten. Die Checkliste hierzu lautet:
– Wer?                – muss besprochen werden (logisch)
– Was?                – muss besprochen werden
– Wie?                 – kann besprochen werden, ggf. je nach Kompetenz des MA mehr oder
                               weniger vorgeben
– Bis wann?      – muss idR besprochen werden
– Wo?                – kann
– Womit?           – kann
– Mit wem?       – kann

Hinzu kommen idealerweise Erläuterungen, welche über die reine Aufgabendelegationsbeschreibung hinaus gehen. Dort können wir von der Sinnvermittlung und der Besprechung der weiteren Rahmenbedingungen reden.
Dazu die Erweiterung der Delegationscheckliste:
– Warum?               – muss die Aufgabe erledigt werden/ warum gerade durch diesen MA
– Unterstüzung     – Form der Unterstützung durch die Führungskraft und wie diese abgerufen 
                                   werden kann
– Erfolgsmessung – Wie soll die erfolgreiche Erfolgsmessung durchgeführt werden, ggf. 
                                   inkl. geplaner Berichtszyklen

Insbesondere der letzte Punkt gibt gute Anhaltspunkte dafür, wie eine Leistungskontrolle bzw. die Kontrolle der Aufgabenerledigung seitens der Führungskraft vorgenommen wird. Der Mitarbeiter bekommt hierbei die Transparenz hinsichtlich des Kontrollvorgehens seiner Führungskraft. Dies führt zu einer Berechenbarkeit für beide Seiten. Kontrolle ist wichtig und wird hier als von beiden Seiten abgestimmter Teil des Prozesses klar besprochen. Damit wird die Kontrolle der Aufgabenerledigung Teil eines partnerschaftlichen Modus zwischen dem jeweiligen Mitarbeiter und dessen Führungskraft.
Zudem kann allgemein festgehalten werden, dass Kontrolle so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich erfolgen sollte und wenn diese durchgeführt wird, sollte es hilfreich sein vordringlich zunächst die Resultate und nicht das Verhalten zu kontrollieren. Ausnahmen dieser Empfehlung sind aber dann sinnvoll, wenn das Verhalten eines Mitarbeiters zwar Resultate hervorbringt, dabei jedoch „Kollateralschäden“ entstehen. Dies muss die Führungskraft natürlich verhindern.
Soweit die Überlegungen aus dem Führungsseminar.

Wenn Sie sich für das Thema Führung und Führungstechniken interessieren, schauen Sie doch mal auf der Webseite der metaHR vorbei.

CA